Saga ERP - Episode 3 : 1km à pied ça use, ça use...

Ça y est, le marathon va commencer. Il ne va pas durer 42 km, mais 6 mois… si tout va bien ! Dans ce nouvel épisode, on vous parle des premières étapes concrètes de la mise en place de NAV.

Faut bien avouer, on ne sait absolument pas dans quoi on s'engage ni comment ça va se passer concrètement. Bien sûr, j'ai posé la question sur la manière dont se déroule la mise en place, mais c'est très difficile de se projeter dans du concret avec la réponse :  "On fait un kick-off où on explique tout, on met en place un document de suivi (le mondialement connu TRICODOL 😉), on vient chez vous faire le dev et la personnalisation, on fait un weekly meeting de debrief et un comité de pilotage une fois par mois." Mouais, ça parait clair et maitrisé, mais quand même, c'est hyper dur de savoir si ça va être Bagdad ou les Caraïbes… Du coup (aujourd'hui on ne dit plus "donc", mais "du coup"), on fait un joli sourire, on masque ses inquiétudes et on fait confiance !

En janvier, comme annoncé, a donc eu lieu le "kick-off" meeting avec tous les intéressés : Swisscom, avec Gilles, le gestionnaire de ce projet, et Christophe, le développeur et, de notre côté, Dorotea (notre CFO qui pilote le projet), Philippe (notre administrateur qui a une grande expérience dans le déploiement applicatif) et moi. Le menu du jour ? Déploiement des serveurs de dev, mise en place du document de suivi, découpage du projet en phases, définition des "key users" (qui vont affiner les fonctionnalités en fonction de leurs besoins propres et serviront de relais pour booster l'adoption de la plateforme auprès des autres utilisateurs) et planning général. Ça dure 4 heures, c'est "smooth"… mais j'ai toujours de la peine à voir comment tout cela va se passer vraiment !

 

Le début des hostilités est fixé à la 3ème semaine de janvier par la venue du (ou "de la", ça dépend si vous avez plus ou moins de 40 ans) team Swisscom dans nos bureaux : Yves pour le plan comptable et Christophe pour déployer Nav sur les serveurs de dev et commencer la personnalisation. Et ainsi de suite chaque semaine à raison de 2 jours par semaine. Fidèle au poste, on s'habitue à avoir dans nos bureaux Christophe les lundis et jeudis, faire nos weekly meetings, nos copils, nos rendez-vous de personnalisation, etc. Et au bout d'un certain temps, miracle. Il y a des moments comme ça dans la vie, où vous voyez des milliers de pièces dans tous les sens, où ça vous semble impossible de réussir à les mettre toutes bien alignées dans un beau puzzle, mais, petit à petit, le puzzle se construit et dévoile l'image.

 

En fait, ça avance de manière hyper concrète : le plan comptable est discuté (allez, on en profite pour l'adapter et le mettre au goût du jour avec la fiduciaire) et boum, il est intégré. On définit le processus de suivi des leads jusqu'au projet et Christophe l'adapte en "live" pendant qu'on discute. On définit la manière de gérer les projets avec Nav et rebelotte, en 2-3 séances de travail avec l'imperturbable Christophe, c'est en place. On fait les weekly meetings, et chaque semaine, Dorotea a suivi et effectué des centaines de "to dos". Bref, on passe 4 mois assez grisants : le bébé commence à exister, on commence à le prendre en main en entrant des trucs bidons, mais c'est enfin concret.

 

Tellement concret qu'on se retrouve très vite en mai avec un produit encore un peu "brut de décoffrage", mais utilisable. Et maintenant ? On est un petit groupe de gaulois dans un village qui commence à être à l'aise avec la bête, mais comment allons-nous faire pour que les autres gaulois se forment et surtout soient positifs par rapport à ce qui représente quand même un GROS changement de leurs habitudes ? On a dit depuis le début du projet que la communication et le "change management" étaient clés à la réussite du projet. Mais concrètement, à part 2-3 communications sur l'existence du projet et la date de lancement (1er juillet), nous n'avons pas fait grand-chose.

 

Chez Creatives, nous avons 2 groupes d'utilisateurs principaux (hors admin) : les Account Managers, qui devront beaucoup utiliser Nav pour faire leurs devis, valider des "time sheets", ouvrir des POs, etc et les autres employés, qui devront surtout saisir leur temps sur les projets. Pour parer à notre retard dans le "change management", Magic-Doro propose donc durant un "weekly meeting" début mai, d'avancer la formation des Accounts Managers à mi-mai pour les familiariser le plus tôt possible avec l'outil et ainsi avoir 6 semaines de formation avant le lancement. Long débat sur la pertinence d'ouvrir la plateforme encore instable aux utilisateurs plus novices, mais elle nous rallie à son idées, prépare un plan de formation en 8 étapes avec des objectifs à atteindre chaque semaine et on se lance le 15 mai avec les Accounts.

 

Et, deuxième miracle, ça passe. Tout le monde joue le jeu, les plus à l'aise aident les autres et on avance petit à petit dans la prise en main de l'outil. L'utilisation de Nav par des utilisateurs moins "dans le coup" permet aussi de faire remonter une foule de petits détails à corriger… qui sont rectifiés quasi dans l'heure par Christophe !

Bref, on a, par je ne sais quelle alignement des astres, réussi à transmettre l'énergie positive qu'il y avait au sein du team (pas "de la", j'ai plus de 40 ans) du projet aux Account Managers et c'est capital pour le lancement imminent. Le 1er juillet approcha à grands pas !

 

Petit bilan intermédiaire

On va voir comment les choses se passeront après le 1er juillet, mais voici un premier bilan intermédiaire de la phase de mise en place qui a respecté à la lettre le cahier des charges et la date de lancement :

o Tout aurait été plus… aléatoire… sans Dorotea et Christophe :

Pour ceux qui la connaissent, Dorotea est organisée. Contrairement aux gens comme vous et moi, quand elle dit qu'elle prend en charge le projet, elle s'organise pour le prendre en charge et le fait vraiment. Nous avons donc engagé une personne pour la durée du projet qui a repris une partie de son cahier des charges opérationnel et elle a effectivement consacré une bonne partie de son temps à piloter le projet. Et elle y a mis beaucoup d'énergie et de rigueur ! Christophe, lui, c'est la force tranquille. Quand il dit qu'il fait, c'est fait une heure après. Si on lui pose une question alors qu'il est en train de faire totalement autre chose, il nous écoute, finit le truc sur lequel il était en train de travailler et revient vers nous en ayant résolu notre problème. Bref, du tout grand bonhomme !

o Au-delà de la compétence de ces deux héros, il y a un état d'esprit "bon enfant" et très positif autour du projet.

On a fait de bons délires de "weekly meeting" avec le Tricodol, le poisson mauricien derrière la tête de Philippe en vidéo conf, la connexion aléatoire de Gilles depuis Porrentruy, etc. Bref, des gens compétents avec le bon esprit !

o Et ce bon esprit a été repris par les autre employés.

Comment expliquer sinon que Quentin, Nico et Cay, à leur initiative, aient re-codé tout le front-end de l'outil de time-sheeting en 2-3 semaines parce que, décidément, l'interface utilisateur était trop pourrie ?

 

Bref, on va voir ce que l'avenir nous réserve quand on sera vraiment "live", mais jusqu'à maintenant… ça roule, bravo à tous !

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