Saga ERP – Episode 2 : Le choix cornélien

Dans ce nouvel épisode de notre saga, découvrez comment nous avons choisi notre ERP et les raisons de ce choix !

Hahaha, le choix d'un ERP auquel on va confier l'avenir de sa société pour de nombreuses années. Trop facile! Ou pas.

Par où commencer ? Google ? Allez, on se lance et on constate qu'on n'est pas beaucoup plus avancés, si ce n'est qu'on commence à repérer 2-3 noms qui sortent plus souvent que d'autres. En plus, il faut réussir à lire entre les lignes. Nous cherchons un ERP adapté à notre taille de société et à sa nature d'entreprise de service. Tiens, y aurait-il un éditeur spécialisé dans les agences de comm’ ? Oulala, ce qu'on trouve fait peur.

Changement de stratégie : le bon vieux réseau de connaissances qui est passé par là ou simplement qui connait mieux ce monde. Premier retour en demi-teinte : il y a effectivement des personnes qui peuvent être de bon conseil, encore faut-il savoir quelles sont nos objectifs. Ah oui, pas bête. Et nous voilà partis dans la réflexion et la description, une sorte de grosse introspection sur notre manière de travailler ces 10 dernières années. Et là, c'est le moment où tu réalises vraiment l'ampleur de la tâche.

Nous  (quand je dis nous, je dis surtout merci à Dorotea) décrivons donc l'intégralité de nos processus (le constat est magnifique, un tableau digne d'une œuvre de Picasso, dans une période tumultueuse de sa vie) et réfléchissons au cœur de la problématique à résoudre, qu'est-ce qui est "must have" vs. "nice to have". Et pour l'avenir que nous ne connaissons pas ? De quoi aura besoin Creatives 3.0 ?

 

Au final, le processus de recherche est loin d'être linéaire et séquentiel, mais, armés de notre "cahier des charges" (oui, oui, le tableau de Picasso a été une de nos bases de travail), nous avons enfin pu en parler autour de nous avec clarté. Les choses commenceraient-elle enfin à se décanter ? "Jein", comme on dit en Suisse. Oui, on sait mieux ce dont on a besoin et pourquoi, mais non, on n'a pas la solution. Plus on en parle, plus les noms d'éditeurs de solutions s'empilent sur la table, ce qui ne va pas nous aider à faire un choix. C'est potentiellement un processus infini, il faut à nouveau changer de stratégie !

La nouvelle stratégie ? Euh… écouter un nombre limité d'interlocuteurs (deux, pour être précis), choisis au terme d'un processus hyper rigoureux et académique : un copain d'études qui a monté sa société de services IT spécialisée dans le déploiement de l'ERP Odoo et notre administrateur, ancien directeur d'une grosse boite de services IT qui dispose de compétences avancées dans Microsoft Dynamics Nav. Le maître mot ? La confiance qu'on a envers ces deux personnes… Nous avons donc soumis notre œuvre d'art en guise de brief à CamptoCamp (pour la solution Odoo) et à Swisscom (Microsoft Dynamics Nav) pour recevoir une offre. Nous y avons ajouté des cas complexes à gérer pour évaluer comment chacune des solutions s'en sortirait dans ces cas précis.

Les deux sociétés ont été très performante dans la phase prévente : nos interlocuteurs ont pris le temps de bien comprendre notre métier en posant plein de question, ont bien appréhendé les cas difficiles et ont essayé d'apporter les solutions les plus pertinentes possibles. Ah, élément inquiétant, les deux sociétés nous ont également très bien briefés sur l'ampleur du projet et la nécessité d'une grande disponibilité de notre part, principalement des Key Users… Gloups… 

Nous avons aussi contacté des utilisateurs actuels des deux solutions pour obtenir un avis le plus objectif possible sur " comment se passe la vie une fois qu'on a signé", en bref un feedback sur la phase de mise en place et ensuite sur la vie quotidienne avec ces solutions. Pour dire vrai, cette démarche ne nous a pas fait beaucoup avancer, les solutions étant globalement satisfaisantes et la phase de mise en place s'est dans l'ensemble bien passée. Les utilisateurs nous ont tout de même confirmé que la mise en place n'était pas une promenade de santé. Un homme averti en vaut deux 😉

 

Nous avons donc reçu les 2 offres et chacune des sociétés est venue nous la présenter et nous montrer comment ils géraient les cas difficiles dans la solution. Bonne nouvelle, chacune des plateformes peut nous gérer correctement. Mauvaise nouvelle, on décide comment entre les deux ? Bien sûr, il y a le prix, mais pour un projet de cette importance, ce n'est de loin pas le seul facteur. Pour la faire courte, nous avons choisi la plus chère des deux : Microsoft Dynamics Nav, implémenté par Swisscom. Pourquoi ça, me direz-vous ? Eh bien, au final, ce sont des petites choses qui ont fait pencher la balance. Voici les plus importantes en vrac :

1. Paradoxalement, Microsoft Nav nous a paru plus ouvert et flexible qu'Odoo. On a bien compris qu'il fallait gérer le 95% dans l'ERP, les 5% restants coûtant très très cher et on doit accepter qu'il y aura des exceptions qu'on traitera différemment. On doit donc pouvoir facilement lier des fichiers Excel avec Nav (dynamiquement) pour extraire des données, faire des reportings, etc. L'avantage de Nav est qu'il s'intègre (forcément) très bien avec les outils Office qu'on utilise quotidiennement. La problématique aurait probablement été différente si nous étions avec Google pour la bureautique.

2. Toujours au niveau de la solution, par rapport à notre problématique, Nav nécessite beaucoup de personnalisation et configuration, mais moins de customisation qu'Odoo. Là encore l'approche des deux solutions est différente : Nav est plus une boîte à outil qu'on configure, Odoo est plus une solution clé en mains qu'on doit customiser si on veut faire quelque chose qui sort de son cadre. À titre d'exemple, pour l'intégralité de notre mise en place, nous n'avons prévu avec Nav que 2-3 jours de développements additionnels, non couverts par la solution standard. Tout le reste est de la configuration selon nos besoins. Chez Odoo, il y avait nettement plus de développement additionnel. Qui dit développement additionnel, dit aussi plus de soucis dans 3 ans lors de la mise à jour à une version plus récente.

3. Le système des licences est aussi plus flexible chez Nav. Chez Odoo, vous avez un utilisateur = 1 licence. Vous payez donc le même prix pour un utilisateur qui ne doit que reporter ses heures sur un projet dans le système que pour notre CFO. Chez Microsoft, différents niveaux d'utilisateurs existent et au final, la licence coûte pour nous (qui avons beaucoup d'utilisateurs qui reportent du temps et peu d'utilisateurs Admin) nettement moins cher chez Microsoft que chez Odoo. Ils viennent pourtant du monde Open Source…

4. Finalement, l'équipe de vente:  les deux sociétés étaient très bien. Une différence qui a son importance toutefois : pratiquement dès le 1er meeting, Swisscom a eu l'intelligence de faire participer le consultant senior et développeur qui travaillera effectivement sur le projet. Cette personne a donc dès le début tout entendu et tout compris, pu répondre à nos questions, parfois en montrant en live comment ça se configurerait dans Nav. Pas besoin de tout réexpliquer une fois que le projet commence… Au niveau confiance, ça change tout. Quand on a un doute, une question et que le développeur senior dit que c'est bon, on va faire comme-ci ou comme ça, qu'il le montre en "live", y'a pas à dire, on veut bosser avec lui !

C'est marrant mais je pense que ce dernier facteur a été décisif et a mis toute la direction de Creatives d'accord. On reste des êtres humains qui avons besoin d'être rassurés. Donc bref, on part avec Nav, l'aventure va être encore longue et difficile, mais le choix est fait, contrat signé.

Je sens que la phase de déploiement va être sportive !

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