Saga ERP - Episode 1 : Mieux vaut tard que jamais.

Creatives se lance dans un « Digital Makeover » grâce à l’implémentation d’un ERP. À travers une saga dédiée à ce nouveau challenge, suivez-nous dans notre aventure de digitalisation et business management !

C'est drôle, cette période. Tout le monde parle de Transformation Digitale, chacun y va de ses opinions, ses conseils, disserte sur les industries particulièrement menacées, ricane sur l'inertie de telle ou telle société, mais, finalement, il s'avère qu'une part significative des petites sociétés se retrouve aujourd'hui plus ou moins à se débattre avec le système de gestion mis en place lors de leur création.

Bien sûr, au fil des ans, nous avons adopté la plateforme X pour gérer notre "time-sheeting", la plateforme Y pour la gestion de projet. Ah, et nous testons encore la plateforme Z pour nos notes de frais et la gestion des absences. Nous avons essayé de garder une certaine cohérence entre ces plateformes en authentifiant par exemple les utilisateurs sur le même Active Directory. Mais, oui, c'est aussi le joyeux bordel et le cœur de notre système de gestion repose toujours sur un programme de compta ainsi que beaucoup, beaucoup, mais alors beaucoup d'Excel et de copier/coller…

Chez Creatives, nous faisons un peu moins de 5 MCHF de chiffre d'affaire et gérons plusieurs centaines de budgets différents par an, d'un montant très variable d'un client à l'autre. Donc, vous voyez, quand nous devons faire un rapport mensuel à un client et reprendre les données du time-sheeting sur une plateforme, les dépenses média dans le Business Manager de Facebook ou Google, les factures des sous-traitants dans la compta et intégrer les dépenses des cartes Visa, ça devient un peu l'enfer. Je ne vous parle même pas des tableaux de bord qui doivent nous aider à piloter l'entreprise.

Bref, nous sommes "so last year", pardon, "so last century"… En fait, c'est vrai, nous avons été créés dans le siècle passé et avons un peu (!) omis de mettre à jour notre système de gestion. A notre décharge, ce n'est jamais le bon moment. L’industrie de la publicité a été passablement chahutée ces 10 dernières années et il est difficile dérouler une stratégie et garder ses marges quand il faut se réinventer tous les 6 mois. Et depuis 2016, nous avons, mes associé(e)s et moi, également développé un projet "Creatives 3.0", qui vise à transformer le fonctionnement de notre agence de communication, de remettre le client, sa marque, les talents au centre du débat et digitaliser une partie des interactions (sans perdre l'humain, nous sommes une société de service).

Mais voilà, passer de Creatives 1.0 (Excel) à 3.0 (Uber) s'avère quasi impossible sans fermer Creatives et remonter une autre agence. Mes amis de l'IT le savent bien, faire un upgrade à la version n+2 est beaucoup plus dur que n+1… N'étant pas franchement adepte du sabordage, nous avons donc décidé (#annonceimportante) de faire les choses dans l'ordre et de concentrer pour le moment nos efforts sur Creatives 2.0. Cela passe par la mise en place d'un ERP.

Pour moi, l'ERP signifie surtout une chose: stocker toutes les données de l'entreprise, sous une forme unique et au même endroit. C'est la base pour pouvoir évoluer correctement et efficacement. C'est la base pour pouvoir proposer une vraie évolution du "business model" de l'agence, qui viendra avec Creatives 3.0.

Nous en sommes donc là aujourd'hui, en ce début d’année 2018 : nous venons de choisir notre future plateforme ERP (ainsi que la société qui l’implémente) et ça coûte un bras en cash et en ressources internes. Nous savons aussi que c'est un exercice difficile, comparable en efforts et frustrations à construire une villa quand on n'y connait rien.

J'ai donc un deal à vous proposer : j'écris un billet régulièrement pour décrire ce que nous vivons, les réussites et les problèmes auxquels nous faisons face, en toute transparence. Je pense que ça peut inspirer et aider les entreprises qui sont dans un cas similaire au nôtre. En retour, vous nous aidez avec vos partages d'expérience, vos question et remarques ?

Le billet no 2 sera consacré au choix de l'ERP. La bataille s’est jouée entre Odoo et Microsoft Dynamics Nav.

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